Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public …. Ça vous parle ?

La Direction Patrimoine et Investissements se consacre à la stratégie patrimoniale de l’établissement et a pour vocation :

• Élaborer la politique patrimoniale de l'établissement, définir les doctrines de gestion des différentes classes d'actifs et construire les trajectoires de renouvellement, de modernisation et de valorisation des infrastructures et matériels roulants ;
• Garantir la connaissance, la performance, la disponibilité et la pérennité des actifs en développant une gestion patrimoniale fondée sur le cycle de vie, la maîtrise du coût global de possession et l'amélioration continue de la performance.
• Produire les analyses permettant d'orienter les arbitrages stratégiques de l'établissement, contribuer aux plans pluriannuels d'investissement et garantir la soutenabilité économique des choix techniques ainsi que la maîtrise des risques patrimoniaux.

Structurer et animer une direction d'expertise, développer une culture patrimoniale partagée au sein d'Île-de-France Mobilités et représenter l'établissement auprès des gestionnaires d'infrastructures, des opérateurs, des industriels et des partenaires institutionnels. .

ous l’autorité de la directrice, l’assistante de direction contribue au bon fonctionnement administratif et organisationnel de la direction.

Elle assure la gestion de l’information, la coordination des agendas, la préparation des réunions et des déplacements, le suivi des documents et des échéances ainsi que l’appui logistique nécessaire aux activités de la direction.

Elle facilite les échanges entre la direction, les équipes, les autres directions de l’établissement et les interlocuteurs externes, notamment territoriaux, institutionnels et techniques.

Missions principales

Assurer l’accueil et la circulation de l’information

• Assurer l’accueil téléphonique et par courriel du secrétariat de direction
• Recueillir, qualifier et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés
• Assurer le suivi des courriers entrants et sortants
• Relayer les informations de la direction auprès des équipes et faciliter les échanges avec les interlocuteurs internes et externes

Gérer les agendas et coordonner les échéances

• Gérer l’agenda de la directrice et, selon les besoins, celui des managers de la direction
• Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements, visites et temps de représentation

Préparer et assurer le suivi des réunions de la direction

• Organiser les réunions internes et externes en lien avec les équipes, les autres directions et les interlocuteurs concernés
• Préparer les convocations, ordres du jour, dossiers et supports nécessaires
• Participer, selon les besoins, aux réunions de direction ou d’équipe
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et relevés de décisions

Appuyer le suivi administratif des activités patrimoniales et des investissements

• Centraliser, actualiser et classer les documents transmis par les équipes et les interlocuteurs concernés
• Veiller à la transmission des documents dans les délais prévus
• Faciliter la circulation de l’information entre les équipes de la direction, les autres directions et les partenaires

Assurer la production et la gestion documentaire de la direction

·       Rédiger, mettre en forme et contrôler les documents avant leur validation ou leur transmission

·       Tenir à jour les tableaux de suivi de la direction

·       Organiser le classement, l’actualisation et l’archivage des documents

·       Gérer les accès aux espaces documentaires et veiller à la confidentialité des informations

·       Assurer le rôle de référent archives de la direction

SAVOIR

Maîtrise des outils bureautiques et d’internet

 Principes et techniques de rédaction administrative

 Méthodes de suivi administratif des dossiers

Règles de gestion documentaire et d’archivage

 Maîtrise des outils de présentation (PPT, Canva)

Organisation et fonctionnement de l’établissement

Savoir -faire

Organiser et coordonner des activités administratives

Gérer des agendas et organiser des réunions

Rédiger, synthétiser et mettre en forme des documents professionnels

Assurer le suivi administratif de dossiers

Organiser le classement, la traçabilité et l’archivage des documents

Rendre compte et alerter sur les échéances et les difficultés

Savoir etre

 Faire preuve de rigueur et de fiabilité

Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion professionnelle

 Organiser et hiérarchiser les priorités

Interagir avec des interlocuteurs variés

 Travailler en transversalité