L'Assistant-e apporte une aide permanente aux membres de la direction de la sûreté en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.

A ce titre, il-elle assure :

• L'accueil physique, téléphonique et par courriel,
• La gestion de l'agenda,
• L'organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
• Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs du manager,
• Le classement et l'archivage de dossiers,
• La rédaction de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
• Le suivi de dossiers particuliers suivis par les membres de la direction de la sûreté,

II-elle prend une part active au réseau des assistant-e-s de l'établissement.

   Il-elle assure également la mission budgétaire et comptable de la direction de la sûreté en lien avec les directions concernées, dans ce cadre il-elle sera amenée par exemple à effectuer le suivi du budget annuel, son exécution, l'enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable.

Présentation de notre Direction / Pôle : 

La Direction du Numérique est structurée en quatre départements et deux pôles : Département Ingénierie Digitale, Département Infrastructure SI & Production, Département Data, Département des Systèmes d’Information des Opérateurs de Transports, Pôle Ressources et Portefeuilles Projets (PRPP), Pôle Sécurité des Systèmes d’Information et Conformité.

Ses missions clés consistent à

-         La gouvernance et de la stratégie globale de transformation numérique et des SI associés à l’ère de la transformation digitale des organisations, des services en ligne aux usagers, du temps réel ;

-         Le conseil et l’appui à la transformation par le numérique ;

-         La conception, le développement et le maintien en conditions opérationnelles des applications et produits numériques ;

-         Le pilotage de l’administration, de l’exploitation et de la supervision des infrastructures et des infrastructures numériques ;

-         La gouvernance, la valorisation et le partage des données utilisées par les métiers et les écosystèmes ;

-         Le pilotage du risque cyber et la sécurité des systèmes numériques ;

-         L’assistance et l'appui aux utilisateurs (à distance et à proximité) ;

-         Le développement de la connaissance des SI des opérateurs et l’accompagnement des métiers dans les chantiers impactant ces systèmes d’information ;

-         Ainsi que le pilotage des ressources affectées aux applications et aux systèmes d’information et du portefeuille des projets.

Vos missions :

Au sein du Pôle Pilotage Ressources et Portefeuilles Projets (PRPP) est responsable des missions en pilotage du budget et du portefeuille de projets, suivi administratif et suivi des contrats et marchés associés à la stratégie d’achat numérique, ainsi qu’en accompagnement à la transformation numérique d’Ile-de-France Mobilités, sous la responsabilité de la « Responsable de la Gestion des Projets Informatiques (PMO) », l’apprenti(e) contribuera aux activités du pilotage budgétaire et leur suivi, de l’assurance de la qualité des données, ainsi que la bonne coordination des projets numériques.

Les missions principales :

1.    Pilotage du cycle budgétaire et suivi de la performance financière :

Vous interviendrez sur l’ensemble du cycle budgétaire des projets numériques.

o   Participer à la préparation du budget annuel et pluriannuel (AP : Autorisation de Programme).

o   Actualiser les trajectoires budgétaires et consolider les données issues de l’outil PPM (Triskell).

o   Garantir la fiabilité et la sécurisation des données budgétaires.

o   Contribuer à l’évolution et à l’automatisation des reportings (BI/ tableaux de bord).

o   Suivre les programmes pluriannuels (AP/CP : Autorisation de programme / Crédits de Paiement) en veillant à la cohérence entre prévisions et dépenses réelles.

o   Participer aux exercices d’apurement des charges et aux travaux de clôture budgétaire annuelle.

2.    Soutien à la gouvernance du portefeuille de projets :

Vous contribuerez à la structuration et à la préparation des instances du pilotage,

o   Participer aux revues de portefeuille de projets et programmes numériques.

o   Préparer les documents de référence et les supports de présentation destinés aux instances.

o   Mettre à jour les outils et documents de pilotage interne.

o   Contribuer à l’amélioration continue des processus internes, méthodes et outils de travail du pôle.  

Le poste

L’apprenti intègrera le pôle des Politiques de sûreté de la direction de la sûreté d’Île-de-France Mobilités.

Ce pôle suit notamment les relations avec les pouvoirs publics et les opérateurs de transports pour les questions relatives à la sécurisation des réseaux. Il définit, finance les politiques de sûreté des opérateurs de transports et assure de la bonne exécution des contrats passés avec ces opérateurs, en lien avec les directions concernées d’Île-de-France Mobilités. Le pôle gère également le volet sûreté des procédures de mise en concurrence des réseaux de transports, et leurs conséquences en matière d’organisation de la sûreté. Il a par ailleurs la charge du suivi des relations avec les partenaires extérieurs dans ce domaine. Le pôle travaille enfin à la définition et au suivi de la stratégie d’Île-de-France Mobilités en matière de sûreté, et notamment de lutte contre les violences sexistes et sexuelles dans les transports franciliens.

Dans ce cadre, l'apprenti sera amené à seconder les agents du pôle dans leur missions. Il pourra également le cas échéant avoir le suivi de certaines missions en propre.

Ainsi, l'apprenti :

• Participera au suivi des volets sûreté des contrats de service public avec les différents opérateurs de transports et en lien avec les directions d’Île-de-France Mobilités concernées ; il proposera la mise en place d’un processus d’amélioration de suivi et de centralisation des indicateurs fourni par les opérateurs de transports ;
• Participera à l’établissement et au suivi de la stratégie de lutte contre les violences sexistes et sexuelles (VSS) dans les transports franciliens, en lien avec les différents partenaires concernés ; Il réalisera un benchmark de ces politiques sur des réseaux français et étrangers ;
• Suivra les sujets relatifs au raccordement des emprises de transports au Plan de vidéoprotection de la préfecture de police (PVPP), en lien avec les services de cette dernière et ceux d’Île-de-France Mobilités ;
• Participera à la définition et au suivi des investissements sur les réseaux en matière de sûreté (vidéoprotection notamment), en lien avec les opérateurs de transports et les directions concernées d’Île-de-France Mobilités ;
• Participera à la gestion par Île-de-France Mobilités des propositions d’agents des transporteurs pour la Médaille de la sécurité intérieure (MSI), en lien avec les services du ministère de l’Intérieur et les opérateurs de transport ;
• Pourra être associé au suivi des contrats et des relations avec les directions sûreté de la RATP et de la SNCF ;
• Pourra être associé à des missions ponctuelles au profit de la direction de la sûreté d’Île-de-France Mobilités.