Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public …. Ça vous parle ?

La Direction du numérique a pour missions :

• La gouvernance et de la stratégie globale de transformation numérique et des SI associés à l’ère de la transformation digitale des organisations, des services en ligne aux usagers, du temps réel ;
• Le conseil et l’appui à la transformation par le numérique ;
• La conception, le développement et le maintien en conditions opérationnelles des applications et produits numériques ;
• Le pilotage de l’administration, de l’exploitation et de la supervision des infrastructures et des infrastructures numériques ;
• La gouvernance, la valorisation et le partage des données utilisées par les métiers et les écosystèmes ;
• Le pilotage du risque cyber et la sécurité des systèmes numériques ;
• L’assistance et l'appui aux utilisateurs (à distance et à proximité) ;
• Le développement de la connaissance des SI des opérateurs et l’accompagnement des métiers dans les chantiers impactant ces systèmes d’information ;
• Ainsi que le pilotage des ressources affectées aux applications et aux systèmes d’information et du portefeuille des projets.

La Direction du numérique est structurée en quatre départements et deux pôles : Département Ingénierie Digitale, Département Infrastructure SI & Production, Département Data & IA, Département des Systèmes d’Information des Opérateurs de Transports, Pôle Pilotage Ressources et Portefeuilles Projets (PRPP), Pôle Sécurité des Systèmes d’Information et Conformité.

PRESENTATION DU DEPARTEMENT / POLE / MISSION

Le pôle Pilotage Ressources et Portefeuilles Projets (PRPP) de la Direction du Numérique a pour missions le pilotage et le suivi administratif de la Direction (traitement des devis, commandes et facturations associées), le suivi des contrats et marchés associé à une stratégie d’achat numérique, le pilotage du budget et du portefeuille de projets de la Direction, ainsi que l’accompagnement à la transformation numérique d’Ile-de-France Mobilités.

FINALITE DU POSTE (raison d’être)

Pilotage de l’exécution administrative de marchés et contrats numériques, de la programmation et du suivi administratif des commandes associées ; être le/la référent interne sur les sujets administratifs et contractuels liés à ces marchés et contrats auprès des managers, agents internes ou externes de la DNUM et de ses partenaires ; conseiller et assister l’ensemble des entités concernées de la Direction du Numérique sur leurs problématiques ou besoins administratifs ;

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE

Missions principales

(1) Exécution des marchés et contrats numériques et suivi administratif des commandes associées :

ü Instruire toutes les pièces administratives : devis, commandes associées, gestion de la facturation en s’assurant de la réalité du service fait et des documents l’attestant auprès des Chefs de projets, des Managers et des Contracts Managers DNUM ;

ü Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix ;

ü Assurer le reporting et l’instruction des pièces financières ainsi que le suivi de la qualité de ces informations (devis, bons de commandes, engagements, PV, factures) dans l’outil TRISKELL, outil de pilotage des projets de la DNUM, afin de consolider le suivi des commandes ;

ü Participer au suivi des relations contractuelles avec les différents partenaires des marchés et contrats de la Direction du Numérique (DNUM) ;

ü Assurer le suivi de la programmation et de l’exécution des commandes en collaboration avec les entités de la Direction ;

ü Participer au suivi du budget de la Direction (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en interaction avec la fonction Responsable Gouvernance et Performance Portefeuille Projets du pôle PRPP ;

ü Appliquer la stratégie d’achat des commandes selon les types de prestations ou de matériels numériques en coordination avec la fonction Responsable de la Stratégie achat du pôle PRPP ;

ü Participer à la détection des risques de dysfonctionnements dans le cadre de l’exécution contractuelle des marchés et contrats numériques (litiges, pénalités, résiliation, etc.) ;

 80%

(2) Conseil et accompagnement administratif :

ü Accompagner les agents de l'organisation numérique (internes et externes) en cas de difficultés dans l’exécution/compréhension d’un marché ou d’un contrat, ainsi que les fournisseurs ;

ü Participer au cadre « qualité » autour de la bonne instruction des pièces financières (devis, bons de commandes, engagements, PV, factures) dans l’outil financier ASTRE et l’outil TRISKELL ;

ü Echanger avec les services financiers, marchés publics et comptables d’Ile-de-France Mobilités selon les besoins ou nécessités ;

RELATIONS FONCTIONNELLES DU POSTE

Sous la responsabilité hiérarchique du chef de pôle Pilotage Ressources et Portefeuilles Projets le/la Renfort Gestionnaire Administratif assure le traitement administratif des devis, des commandes et la facturation associée, ainsi que le suivi des marchés et la comptabilité associées à ces prestations.

Savoir etre

Enjeux de transformation numérique dans les collectivités territoriales 

Règles de déontologie de l’achat et du cadre réglementaire des marchés publics et centrales d’achats (conception, rédaction et exécution)

Connaissance pratique des mécanismes de pilotage, de contrôle, d'évaluation de la performance des achats numériques

Règles comptables et budgétaires

Définition de processus et modes opératoires

Savoir-faire

Pratique opérationnelle de l’outil informatique comptable (de préférence ASTRE / GECCO / CHORUS PRO)

Outils bureautiques classiques : Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint

Outil de reporting et de pilotage projets (exemple la solution TRISKELL)

COMPETENCES COMPORTEMENTALES (Savoir-être)

Esprit d’équipe et bon relationnel

Faire preuve de rigueur et d’organisation

Expression orale et rédactionnelle

Esprit collaboratif

Capacité à arbitrer et prioriser

 Poste ouverte pour un renfort d'1 an CDD