Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France.

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Île-de-France Mobilités, c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public… Ça vous parle ?

Dans un contexte de transformation profonde des mobilités franciliennes, marqué notamment par l'ouverture à la concurrence des réseaux de transport, le développement du Grand Paris Express et les évolutions de l'offre de transport, Île-de-France Mobilités renforce son ancrage territorial et le dialogue avec les collectivités.

Au sein de la nouvelle Direction du Cabinet et des Relations territoriales, placée auprès de la Direction générale, le Département Relations territoriales joue un rôle essentiel dans les relations d'Île-de-France Mobilités avec les élus locaux et leurs services. Il contribue à faire connaître et comprendre les politiques de mobilité, à prendre en compte les attentes et les spécificités des territoires et à accompagner les transformations des réseaux de transport.

Composé d'un chef de département et d'une équipe d'une dizaine de délégués territoriaux, le département travaille en lien étroit avec les différentes directions de l'établissement et les acteurs institutionnels franciliens.

Pour accompagner la mise en place de cette nouvelle organisation, Île-de-France Mobilités recrute un(e) assistant(e) manager au sein du Département Relations territoriales.

Sous la responsabilité du chef du Département Relations territoriales, l'assistant(e) manager assure un appui administratif et organisationnel auprès du chef de département et de l'équipe des délégués territoriaux. Il/elle contribue au bon fonctionnement du département et à la qualité des échanges avec les interlocuteurs internes et externes.

Les missions principales sont :

1. Gérer les agendas et organiser les rendez-vous

• Planifier les rendez-vous avec les élus, leurs cabinets et les collectivités.et des associations d'usagers
• Organiser les réunions internes et externes et leur logistique.

2. Assurer l'accueil et le suivi des sollicitations

• Accueillir et orienter les demandes téléphoniques et électroniques.
• Assurer le suivi des courriers du département

3. Assurer le suivi administratif et documentaire

• Mettre à jour les contacts, les outils de suivi et les espaces documentaires partagés.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et supports de réunion.

4. Contribuer à l'organisation des événements et déplacements

• Organiser la participation de l'équipe aux salons des maires et des événements territoriaux.
• Assurer l'appui logistique aux déplacements et aux besoins matériels du département.

Il/elle pourra également apporter ponctuellement son soutien aux autres activités d'assistanat de la direction.

Vous disposez d'une formation en secrétariat ou en gestion administrative, ou d'une expérience professionnelle équivalente.

Une première expérience dans des fonctions d'assistanat ou de secrétariat, idéalement dans un environnement public ou institutionnel, serait appréciée.

poste ouvert aux titulaires du cadre d'emploi des adjoints administratifs

Compétences attendues :

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, notamment Outlook, Word et Excel.
• Capacité à gérer plusieurs agendas et à organiser des réunions et rendez-vous avec des interlocuteurs variés.
• Capacité à organiser son activité, à gérer les priorités et à assurer un suivi fiable des dossiers.
• Aisance relationnelle et capacité à communiquer avec des interlocuteurs internes et externes.
• La connaissance des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel constitue un atout.
• Qualités rédactionnelles pour la préparation de courriers, comptes rendus et documents administratifs.

Qualités personnelles :

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre fiabilité. Vous faites preuve de réactivité, d'adaptabilité et d'esprit d'équipe.

Votre sens de l'accueil, votre diplomatie et votre discrétion vous permettent d'évoluer dans un environnement institutionnel impliquant des échanges réguliers avec les élus, leurs collaborateurs et les associations d'usagers.