Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public …. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur assistant - H/F

-Gérer les agendas de la cheffe du département et de son adjoint : alerte et résolution en cas de conflits d'agendas, organisation de toutes leurs réunions en s'assurant de la bonne continuité des réunions récurrentes ; organisation de réunions pour les chargés de projet dans le cas des réunions complexes et/ou avec des partenaires externes ; organisation de réunions impliquant le DMS et les DG/A en lien avec leurs assistantes respectives ;

 - Gérer le courrier du département : gestion complète du processus ELISE avec affectation des courriers arrivés selon les attributions déterminées avec la chefferie de département, assistance aux chargés de projet pour la préparation des courriers au départ, accompagnement de la chefferie de département sur le suivi des échéances en lien avec le service courrier ;

 - Rédiger et archiver les comptes-rendus des réunions d'équipe hebdomadaires avec les différents documents à partager

 - Logistique et fourniture : assurer les prévisions de commandes et la gestion des stocks ; anticiper et piloter le processus d'accueil matériel des nouveaux arrivants y compris sur les volets informatique et d'accès aux locaux ; gérer les listes de diffusion au gré des mouvements de personnels (presse, groupes de destinataires mails…)

-Mettre à jour de la base de recensement des codes administratifs des lignes de bus (ILLICO) au gré des demandes des chargés de projet de l'équipe

 - Assurer l'ensemble de l'organisation des déplacements hors Ile de France des membres de l'équipe : recensement des besoins en déplacements, budget, ordres de mission, achats des billets et réservation des hébergements, remboursements ;

 - Assurer une veille sur la bonne tenue de la future GED et organisation de l'archivage papier et informatique avec le service dédié ;

Il est attendu du futur/ de la future assistant(e) une excellente capacité à rédiger mails et courriers et à s'exprimer par téléphone en sachant orienter ses interlocuteurs. Il/ elle devra maîtriser les fonctionnalités d'Outlook et de Word. Il/elle devra savoir se servir d'un logiciel courrier type ELISE avec maîtrise des processus d'attribution et de visa/ signature. Il/Elle devra avoir l'appétence et la curiosité pour apprendre l'utilisation de différents logiciels métiers internes à IDFM et nécessaires pour la bonne exécution de ses missions. Responsable, autonome et discret, il/elle disposera d'un excellent sens du relationnel.