Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public …. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur « d'assistant-e» - F/H

Le département Transports Scolaires et Adaptés (TSA) est l’un des quatre départements composant la Direction Mobilités de Surface au sein de la Direction générale adjointe Exploitation.

Ce département a pour mission la conception et la mise en œuvre opérationnelle de l’offre de transports scolaires et adaptés et du service PAM (Pour Aider à la Mobilité).

Ses missions consistent plus particulièrement à :

* définir la politique régionale de transports scolaires ;

* définir et faire évoluer l’offre de circuits spéciaux scolaires (CSS) destinés à assurer le transport des élèves du point d’arrêt de bus proche de leur domicile jusqu’à leur établissement scolaire, en l’absence de ligne régulière, dans le cadre du règlement régional adopté par le Conseil d'IDFM ; les CSS sont gérés directement par les équipes d’IDFM ou par le biais de convention de délégation de compétence à des organisateurs locaux ;

* définir et faire évoluer l’offre de transport adapté (TA) destiné aux élèves et aux étudiants ne pouvant emprunter un transport en commun, compte tenu de la gravité de leur handicap médicalement établi, de leur domicile à leur établissement scolaire, dans le cadre du règlement régional adopté par le Conseil d'IDFM ;

* assurer le suivi du service PAM (Pour Aider à la Mobilité), réseau régional de transports spécialisés destiné aux personnes en situation de handicap,

Le département assure un lien étroit avec les autres entités de la direction que ce soit sur les sujets dont il assure le pilotage ou sur les sujets pour lesquels il est contributeur.

Le département assure l’exécution budgétaire sur la partie « transports scolaires et adaptés » jusqu’au mandatement en tant qu’ordonnateur secondaire.

Le département comprend six pôles dont quatre pôles déconcentrés, chaque pôle étant composé de gestionnaires chargés d’instruire et de traiter les demandes de transport scolaire ou adapté. Il comprend également des chargés de mission spécialisés (CSS, marchés et PAM).

L’Assistant-e manager recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’organisation du travail du manager et de son équipe. Le Département TSA disposera, après de ce recrutement, de deux assistant(e)s.

A ce titre, il-elle assure :

• L’assistanat physique, téléphonique et par courriel,
• La gestion de l’agenda des cadres,
• L’organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
• Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs
• Le classement et l’archivage de dossiers,
• L'animation pour le département de la GED : gestion des droits, archivage, organisation des dossiers
• La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers.
• Le suivi des circuits administratifs et de signature des conventions (notamment de délégation de compétence)
• L’intérim d’un-e autre assistant de la Direction Mobilité de Surfaces durant ses absences (traitement des tâches les plus urgentes (courriers, agendas ...))
• Suivi des dossiers du département soumis au Conseil d’’Administration, en lien avec le Secrétariat du Conseil (y compris transmission au contrôle de légalité)
• Organisation des réunions du département et des réunions des cadres du département
• Suivi des tableaux d’activité en lien avec les chefs de pôle

Il-elle prend part au réseau des assistant-e-s de l’établissement.

Connaissances mobilisées :

• Techniques de secrétariat,
• Bonne connaissance des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
• Bonne connaissance des procédures administratives,
• Bonne connaissance des procédures comptables et budgétaires
• Connaissance de l’environnement public,
• Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
• Classement et archivage,
• Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
• Notions d’organisation et de gestion du temps.

Compétences requises :

• Organiser, gérer, anticiper,
• Evaluer des informations,
• Communiquer à l’oral et à l’écrit,
• S’adapter au changement,
• Faire preuve de fiabilité,
• Rendre compte,
• Faire preuve de réactivité,
• Garantir la confidentialité,
• Travailler en réseau.

Expérience :

• Confirmée sur des fonctions d’assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public,
• Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée