Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public …. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur chef du pôle Instances du Conseil d'administration F/H.

La direction du cabinet jour un rôle central de coordination et de soutien à l'ensemble de l'établissement dans ses relations avec les administrateurs et les partenaires institutionnels. Elle veille à la bonne représentations des intérêts de l'établissement en tenant comptes des enjeux locaux, régionaux, nationaux et supranationaux.

Garante du bon fonctionnement de la gouvernance d’Île-de-France Mobilités, la direction du cabinet pilote l’organisation des instances du Conseil d’administration et le process de d’élaboration des actes. Elle pilote le traitement du courrier. La direction du cabinet veille à la qualité et à la cohérence des informations diffusées dans les rapports du conseil d’administration, dans les courriers signés par la direction générale et la présidence, ainsi que dans les notes transmises aux administrateurs. Pour réussir sa mission, la direction du cabinet s’appuie sur des process et des méthodes définis en concertation avec toutes les équipes de l’établissement.

La direction du cabinet joue non seulement un rôle d’interface entre les services et les administrateurs sur tous les sujets liés aux projets ou au fonctionnement des services de transport, mais aussi un rôle d’organisateur et d’accompagnement des administrateurs et des équipes lors de réunions ou d’évènements. Elle gère les aspects protocolaires liés à un évènement transport, dès lors que la présidence ou un administrateur doit y participer.

La direction du cabinet prend également une part importante dans les affaires publiques avec une défense des intérêts de l’établissement devant la commission européenne et les Parlements français et européen. La direction du cabinet gère et organise la représentation d’Île-de-France Mobilités dans les instances internationales.

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de cabinet – secrétaire du conseil et de son adjoint, le ou la titulaire du poste aura pour mission l’encadrement du pôle des Instances du Conseil d'administration de l'établissement. Il aura notamment en charge :

Mission n°1 : Animer et encadrer une équipe de 3 agents. Assure la parfaite coordination des chargées d'instances. Assurer la relation du pôle avec les autres équipes de l’établissement. Formaliser les processus et optimiser l’organisation du pôle.

Mission n°2 : Assurer avec l'ensemble de l'équipe la bonne organisation du Conseil d'administration (en particulier la préparation des calendriers des instances, la relecture des rapports et délibérations, la diffusion des ordres du jour, l'organisation logistique, la préparation des documents de séances, la diffusion au contrôle de légalité, les relectures et validations des PV des séances).

Mission n°3 : Assurer le lien avec les administrateurs (notamment le suivi de leur dossier en tant qu'administrateurs d'Île-de-France Mobilités, le suivi de leurs demandes en vue de leur apporter des réponses dans des délais raisonnables, le suivi de leurs représentations au titre de leur mandat d'administrateurs).

Mission n°4 : Organiser le suivi de l'ensemble des instances connexes au Conseil d'administration telles que les 4 commissions thématiques, ainsi que le Comité des partenaires de la mobilités (CPM) avec la désignation des membres, l'organisation des réunions, la rédaction des PV et leur validation.

Mission n°5 : Assurer la veille juridique du pôle sur le fonctionnement du Conseil d'administration de l'établissement et de ses instances.

Mission n°6 : Assurer le bon fonctionnement de l'outil de digitalisation du conseil d'administration en permettant un suivi de l'administration fonctionnelle de l'outil (pour les rapports et délibérations ainsi que les décisions en délégation du conseil d'administration) et en assurant son évolution, assurer une permanente mise à niveau des agents d'Île-de-France Mobilités par le biais notamment de formation.

Le ou la candidate devra pouvoir justifier :

·     d’une aptitude managériale pour encadrer une équipe ;

·     d’une forte capacité d’analyse, de synthèse et d’expression (écrite et orale) ;

·     de compétences avérées d’organisation et d’adaptation (anticipation, réactivité, gestion des priorités, disponibilité)

·     de compétences relationnelles et pédagogiques pour animer le travail transversal ;

·     d’une bonne connaissance de la fonction publique territoriale et du contexte francilien ;

·     d’une bonne connaissance des interlocuteurs publics franciliens : élus, collectivités territoriales, opérateurs de transports, organismes partenaires, administrations etc…