Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien. Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public …. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur assistant relations institutionnelles et internationales F/H.

La direction du cabinet joue un rôle central de coordination et de soutien à l’ensemble de l’établissement dans ses relations avec les administrateurs et les partenaires institutionnels. Elle veille à la bonne représentation des intérêts de l’établissement en tenant compte des enjeux locaux, régionaux, nationaux et supranationaux.

Au sein de la direction du cabinet, le pôle Relations Institutionnelles et Internationales a pour principales missions :

o Développer des relations régulières avec des partenaires externes, y compris les opérateurs de transport pour faciliter les échanges avec les autres services et renforcer le positionnement de l’établissement

o Assurer la coordination des événements institutionnels, comme les inaugurations et veiller à la bonne représentation d’Île-de-France Mobilités

o Veiller au respect des exigences protocolaires, en lien avec les différents intervenants

o Gérer les relations internationales (organiser l’accueil de délégations étrangères, organiser les représentations pour les évènements internationaux et aux seins des organismes dont Île-de-France Mobilités est membre…) dans un objectif de partage d’expérience et valorisation de l’établissement

o Assurer la défense des intérêts d’Île-de-France Mobilités auprès des instances européennes

o Assurer le suivi des affaires parlementaires

Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du pôle, le/la titulaire du poste aura pour mission:

· La gestion d’agendas, de contacts et de listings

· L’organisation et la préparation de réunions, la réservation et la mise en place de salles, l’accueil et l’assistance des participants,

· L’assistance et la participation à l’organisation d’évènements (déplacements, inaugurations, conférences…)

· L’assistance à l’accueil de délégations internationales

· L’assistance à la gestion du courrier

· L’assistance à la gestion de la boîte mail, au classement et à l’archivage

· Le suivi des engagements budgétaires, l’enregistrement de factures et bons de commandes dans le logiciel comptable ;

· La gestion des déplacements en France ou à l’étranger (réservation des billets, de l’hébergement, etc.)

· L’organisation des intérims avec l’assistante de la direction

· Fortes capacités d’organisation et d’anticipation 

· Capacité à travailler en équipe

· Réactivité et prise d’initiative

· Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

· Flexibilité horaire

· Parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire

· Adaptabilité à l’évolution des missions

· Mobilités à prévoir sur le territoire en fonction des réunions / événements

Connaissances spécifiques appréciées :

· Techniques de secrétariat, dont classement et archivage

· Maitrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier

· Maîtrise des outils de visioconférence

· Maitrise des procédures administratives

· Connaissance de l’environnement public