Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public …. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur assistant courrier au sein de la direction du cabinet F/H.

La direction du cabinet joue un rôle central de coordination et de soutien à l’ensemble de l'organisation dans ses relations avec les administrateurs et les partenaires institutionnels. Garante du bon fonctionnement de la gouvernance d’Île-de-France Mobilités, la direction du cabinet pilote l’organisation du Conseil d’administration et le process de traitement du courrier. La direction du cabinet veille à la qualité et à la cohérence des informations diffusées dans les rapports du conseil d’administration, dans les courriers signés par la direction générale et la présidence, ainsi que dans les notes transmises aux administrateurs d'Île-de-France Mobilités.

Au sein du pôle courrier, le-la titulaire du poste assurera le traitement du courrier d'Île-de-France Mobilités sur le logiciel dédié à l'enregistrement des documents entrant et sortant, avec une attention spécifique aux courriers des élus et aux courriers signalés.

Il-elle aura la charge de :

·        Prendre en compte la gestion de l’ensemble du courrier « arrivée » ;

·        Identifier les destinataires au sein des services ;

·        Préparer les courriers en vue de l’intégration dans le logiciel métier (réception, tri puis numérisation des documents) jusqu’à la transmission aux attributaires dans le respect de la procédure en place ;

·        Assurer la gestion de la correspondance électronique du pôle courrier, traiter les courriels et l’archivage ;

·        Assurer le suivi et éditer régulièrement la liste des courriers enregistrés ;

·        Mettre à jour la base des correspondants d'Île-de-France Mobilités et éditer des listes spécifiques pour préparer des envois en nombre ;

·        Traiter les courriers « départs » proposés à la signature de la direction générale (vérifier les visas, l’orthographe et la mise en forme) ;

·        Participer à d’autres missions en fonction des besoins de la direction

L’attention est attirée sur le respect d’un certain nombre de procédures de saisie et de délais.

·        Maîtrise des techniques de secrétariat ;

·        Parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire ;

·        Maitrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier ;

·        Maîtrise des outils de visioconférence ;

·        Fortes capacités d’organisation et d’anticipation,

·        Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;

·        Réactivité et autonomie ;

·        Appétence pour le travail en équipe ;

·        Sens relationnel développé ;

·        Adaptabilité à l’évolution des missions.