Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public …. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur "assistant de direction H/F" pour la direction ferroviaire. Poste ouvert uniquement aux titulaires de catégorie B.

 Secrétariat de Direction et de Département : 

·       Assurer l’accueil téléphonique et le filtrage des appels du Chef(fe) de département Offre

·       Gérer les agendas des Directeur(trice) FER et Chef(fe) du département Offre 

·       Organiser les réunions multi-partenaires en interne et, le cas échéant, préparer les dossiers pour les Directeur(trice) Fer et Chef(fe) du département

·       Rédiger/mettre en forme/corriger certains courriers ou documents nécessaires au fonctionnement de la direction et/ou du département 

·       Assurer la réception, l’enregistrement, la distribution et le suivi des courriers au niveau de la direction (via l’outil Elise) puis leur classement sous la gestion électronique des dossiers (GED) 

·       Assurer le suivi du circuit des conventions du département ST

·       Mettre à jour le tableau et les organigrammes des contacts de la Direction à la prise de poste puis au fil de l’eau 

·       Sécuriser le planning de préparation des conseils d’administration 

·       Référent(e) archivage pour la direction Ferroviaire

   Gérer la commande des fournitures et autres consommables pour la direction, les départements et le pôles

Assistance au département Offre : 

Participer aux réunions hebdomadaires du département et en rédiger le compte-rendu; 

 Assurer la réception, l’enregistrement, la distribution et le suivi des courriers du département (via l’outil SCOP) puis leur classement sous la gestion électronique des dossiers (GED) ; 

 Organiser les comités de ligne en lien notamment avec le chargé de projet concerné et la direction Relations Voyageurs Transport. 

Assistance aux pôles MEC TN et CSP-GPE 

Organiser des réunions ponctuelles multi-partenaires 

Participation au réseau des assistantes de direction : participation active aux réflexions et groupes de travail qui peuvent être mis en place, participation aux réunions du réseau 

Expérience confirmée sur des fonctions similaires dans un établissement public.

Connaissances mobilisées : 

·      Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, publipostage) 

·      Maîtrise des procédures administratives  

·      Techniques de secrétariat  

·      Classement et archivage  

Compétences requises :  

·      Excellente expression orale et rédactionnelle 

·      Esprit d’équipe et bon relationnel 

·      Anticiper, organiser, gérer 

·      Faire preuve de fiabilité 

·      Gérer le stress 

·      Rendre compte, Alerter 

·      Discrétion