Enjeux du poste

·       Sécuriser les achats hors procédures formalisées;

·       Structurer une véritable fonction de pilotage de la performance achat;

·       Garantir la soutenabilité budgétaire;

·       Développer une culture achat au sein de l’établissement;

·       Réduire les risques juridiques et financiers;

Missions principales

Dans un contexte de structuration de la fonction achat, le titulaire du poste participe à la mise en œuvre d’une politique d’achat.

Sous la responsabilité de la cheffe du département commande publique et de son adjointe et en lien avec les autres agents du département, le-la titulaire du poste devra assurer les missions suivantes :

A. Contribution à la politique d’achat et pilotage stratégique

• Participer à l’élaboration et à l’actualisation de la stratégie achat de l’établissement dans un contexte de structuration d’un pôle achat ;

Exploiter les données du SI financier afin de :

• Cartographier les dépenses;
• Identifier les segments stratégiques;
• Détecter les risques de saucissonnage ou de non-conformité;
• Identifier les leviers d’optimisation et de mutualisation;
• Produire des tableaux de bord et indicateurs de performance (économies réalisées, taux de recours aux marchés, taux de couverture contractuelle, délais, etc.);
• Animer des revues de dépenses avec les directions opérationnelles;
• Contribuer à la programmation pluriannuelle des achats.

B. Mise en place du contrôle interne des achats

• Formaliser un dispositif de contrôle interne adapté aux achats inférieurs à 60 000 € HT;
• Suivi analytique des procédures simplifiées;
• Définition de seuils d’alerte;
• Modèles de traçabilité des consultations;
• Outils d’aide à la mise en concurrence adaptée;
• Élaborer des guides pratiques à destination des opérationnels;
• Mettre en place un système de contrôle a posteriori (échantillonnage, audits internes);
• Sécuriser les pratiques au regard du Code de la commande publique.

C. Suivi des achats auprès des centrales d’achat

• Organiser la récupération systématique des conventions d’adhésion et documents contractuels ;
• Assurer le suivi administratif et financier des marchés passés via les centrales (ex : UGAP ou autres centrales d’achat et groupements de commande) ;
• Mettre en place un outil de suivi consolidé des engagements via les centrales d’achat ;
• Vérifier la conformité des commandes et des rattachements budgétaires ;
• Assurer la traçabilité et l’archivage des pièces contractuelles.

D. Pilotage budgétaire du département

• Élaborer et suivre le budget du département de la Commande Publique ;
• Assurer le suivi des crédits (engagements, restes à réaliser, exécution) ;
• Produire des analyses d’écarts et proposer des ajustements ;
• Participer aux dialogues de gestion avec le département Finances et Contrôle de Gestion.

E. Structuration et amélioration des processus

• Formaliser les processus internes du département ;
• Sécuriser les circuits de validation ;
• Optimiser l’articulation entre commande publique, finances et directions opérationnelles ;
• Accompagner la montée en compétence des services sur les bonnes pratiques achat.

F. Activités secondaires

• Participation aux commissions internes liées aux achats
• Contribution à des projets transversaux de modernisation du SI financier
• Veille réglementaire en matière de commande publique et finances locales

Le-la titulaire est en charge de la définition de la politique de gestion technique du patrimoine immobilier bâti et d’infrastructures (TCSP, Tram…) d’Ile-de-France Mobilités et veille à la mise en œuvre de cette politique.

A ce titre, il-elle :

•        Recense le patrimoine d’Ile-de-France Mobilités et expertise l’état des biens ayant vocation à entrer dans le patrimoine d’Ile-de-France Mobilités,

•        Définit et formalise la politique de maintenance, d’amélioration et de renouvellement de ce patrimoine le cas échéant en lien avec les exploitants de réseau ou les gestionnaires de voirie

•        Élabore et assure le pilotage de la programmation pluriannuelle d’investissement / renouvellement sur le patrimoine dont il a la gestion,

•        Contrôle la maintenance et les travaux réalisés par les délégataires de Service Public sur les bâtiments et infrastructures (travaux de maintenance, constructions neuves…) dans le cadre de leur contrat, en s’assurant du respect du planning et du budget des opérations.

•        Participe à la formalisation des prescriptions techniques s’appliquant au patrimoine de d’Ile-de-France Mobilités (sécurisations, environnementales…)

•        Assure la passation des marchés nécessaires à ses activités : audits, contrôle de maintenance, programmation de travaux…

Au sein de la direction des Infrastructures (INFRA) direction en charge du pilotage des projets d’extension et de modernisation du réseau de transports collectifs francilien, le département Management de Projets et Expertises (MPE) appuie les équipes opérationnelles dans la conduite des projets d’infrastructures dans les composantes environnementales, urbanistiques, techniques, sécuritaires, financières et juridiques. Il anime et formalise des démarches de capitalisation et d’homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d’ouvrage.

Un pôle dédié à la Gestion Budgétaire et Administrative est mis en place pour piloter l’ensemble de l’activité financière de la direction, en prévision et en exécution (budget 2026 : 500M€ en dépenses – 150 M€ en recettes).

Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du pôle Gestion Budgétaire et Administrative (GBA) au sein du département Management de Pojets et Expertise (MPE), le-la titulaire est en charge de l'exécution budgétaire de la direction INFRA.

Ses missions s'articulent avec les missions comptables de l'ordonnateur assurées par le département finances et contrôle de gestion (FCG).

A ce titre, il-elle :

• effectue la saisie des bons de commande dans le logiciel ASTRE (SI financier) et prépare leur notification
• assure le traitement financier des factures des prestataires, des situations de travaux, des versements d'acomptes et d'avances prévus au titre des marchés pilotés par la direction INFRA (marchés de prestations intellectuelles et de travaux), depuis leur réception jusqu'au mandatement
• prépare les engagements financiers en dépenses et en recettes (appels de fonds)
• contribue à l'exécution financière des marchés publics de la direction (révision de prix, versement d'avance, garantie à première demande...)
• renseigne les outils de reporting de l'activité financière
• accompagne les équipes opérationnelles de la direction sur le volet exécution budgétaire de leurs projets
• contribue à la capitalisation des bonnes pratiques relatives à l'exécution budgétaire de la direction
• veille au classement et à l'archivage des documents traités dans la GED (Gestion Electronique des Documents)