Le-la titulaire du poste assurera le traitement du courrier d'Île-de-France Mobilités sur le système dédié à l'enregistrement du courrier entrant et sortant, avec une attention spécifique portée aux courriers des élus et aux courriers signalés.

Il-elle sera donc en charge de :

- Récupérer l’ensemble du courrier « arrivée » ;

- Identifier les destinataires au sein des services ;

- Scanner et enregistrer les courriers dans le logiciel métier, avant leur transmission aux attributaires,

- Editer régulièrement la liste des courriers enregistrés afin de suivre leur traitement,

- Mettre à jour de la base des correspondants d'Île-de-France Mobilités et éditer des listes spécifiques pour préparer des envois en nombre ;

- Traiter les courriers départs proposés à la signature de la direction générale (vérifier les visas, l’orthographe et la mise en forme)

- Préparer des éditions statistiques globales relatives au suivi du courrier d'Île-de-France Mobilités.

- Participer à d’autres missions en fonction des besoins de la direction

L’attention est attirée sur le respect de procédures de saisie et de délais.

Dans le cadre de la mise en concurrence des lignes RER et Transilien, Île-de-France Mobilités devient propriétaire des matériels roulants affectés à l’exploitation des services réseau et doit désormais assumer des prestations d’achat ou de rénovation de matériels roulants ferroviaires. Ce poste a pour finalité de doter IDFM de capacités internes renforcées sur la gestion des marchés liés aux matériels roulants ferroviaires.

Ses missions principales consisteront à :

·        Assurer la gestion opérationnelle et financière des contrats portés en opérant un suivi dédié jusqu’à leurs clôtures : analyse les demandes modificatives et conseil sur le mode contractuel (Ordres de service, avenants…), gère et suit les avenants du marché, suit les opérations financières du marché (avances, acomptes, paiements), les évolutions des prix (actualisation, révision, nouveaux prix, dépassement du marché…), et enregistre le suivi du contrat dans un outil dédié à cet effet, suit et applique les clauses contractuelles (ex : déclenchement et mise en œuvre des pénalités ou retenues, engagements de performance), assure un reporting et remonte les alertes liées à l’exécution du marché… ;

·        Assurer la gestion budgétaire et financière des opérations pour le compte d’IDFM : mises en facturation, suivi resserré du budget, contrôle de dates de livraison, gestion des pénalités et retenues… ; en lien avec le Pôle Gestion Budgétaire & Administrative de la Direction Ferroviaire ;

·        Participer à l’élaboration des processus et outils de suivi et de reporting des contrats, et les met à jour sur son périmètre, en particulier en matière de maîtrise du processus d’exécution contractuelle avec le ou les industriels.

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable du pôle presse et des réseaux sociaux et rattaché à la direction de la communication, de la marque et du design et de son adjoint, le/la stagiaire intégrera l’équipe en charge des réseaux sociaux pour une durée de 6 Mois.

A ce titre, il/elle :

·      Aide à mettre en œuvre la stratégie réseaux sociaux ;

·      Identifie les opportunités de communication pour Île-de-France Mobilités ;

·      Conçoit et créé du contenu pour les différents réseaux sociaux d’Île-de-France Mobilités (X, Facebook, Linkedin, Instagram, Tiktok) ;

·      Accompagne les sorties institutionnelles et médias pour valoriser l’actualité d’Île-de-France Mobilités sur les réseaux sociaux ;

·      Participe aux réunions éditoriales afin de synchroniser la production de contenus (publicitaires, sites internet, réseaux sociaux) ;

·      Suit et analyse les retombées sur les RS en termes d’impact sur un plan quantitatif et qualitatif ;

·      Participe à la mise en place et au développement du compte Tiktok d’Île-de-France Mobilités, et à l’incarnation de la marque via des contenus adaptés à Tiktok pour incarner les prises de paroles (vidéos en mode selfie notamment).