Présentation de la direction :

La Direction des Infrastructures (INFRA) assure la gestion, le développement des infrastructures de transport (Lignes de Tramway, TSCP, téléphériques, Pôles d'Échanges Multimodaux, aménagements cyclables, centres opérationnels bus, etc.), en Île-de-France. Elle joue un rôle clé en tant que maître d’ouvrage (MOA) sur les projets d'infrastructures, tout en assurant la gestion patrimoniale et la coordination entre les différents acteurs publics et privés.

Présentation du département :

Le département Projets Métro & Pôles :

·        Pilote les études préliminaires des prolongements de lignes du « métro historique » jusqu’à l’obtention de la déclaration d’utilité publique, puis supervise, en co-maîtrise d’ouvrage avec la RATP, les études de conception détaillée et les travaux ; Coordonne les avis rendus par IDFM en tant qu’autorité organisatrice sur la conception du Grand Paris Express (GPE) et leur suivi en phase de réalisation ; Pilote les études de faisabilité technique du Métro pour tous, en coordination avec OSM-GS.

·        Assure la maitrise d’ouvrage des études jusqu’à la validation du Schéma de principe et, le cas échéant, l’obtention de la déclaration d’utilité publique, puis supervise la conception détaillée et les travaux des pôles majeurs d’intermodalité inscrits au Contrat Plan Etat-Région (CPER) ; Assure le suivi des opérations de désaturation des gares dans le cadre des schéma directeurs des lignes RER/TN et d’interconnexion du GPE avec le réseau ferré existant.

·        Assure la maitrise d’ouvrage des études et travaux des pôles d’échanges multimodaux routiers en application du Schéma Directeur des lignes de cars express, ainsi que d’autres projets d’intermodalité (ex : modernisation d’éco-station bus, création de consignes vélos capacitaires, stations d’autopartage…).

Finalité du poste :

Sous l'autorité du chef du département Projets Métro & Pôles, le-la titulaire contribue au pilotage, à l'organisation et à l'animation du département. Il-elle assure le management direct d'une partie des collaborateurs du département et veille à la bonne conduite du portefeuille de projets relevant de son périmètre.

Il-elle accompagne les chargés de projet sur les aspects méthodologiques, techniques, administratifs, financiers et partenariaux des opérations. Il-elle contribue à la définition des priorités du département, à la consolidation des programmations budgétaires, au suivi des risques et à la préparation des arbitrages.

En appui du chef de département, il-elle représente Île-de-France Mobilités auprès des partenaires institutionnels, des fournisseurs, des exploitants et des collectivités territoriales. Il-elle assure la continuité du management et du pilotage du département en l'absence du chef de département.

Principales missions du poste :

·        Assurer le pilotage transverse d'un portefeuille d'opérations ; veille à la cohérence des orientations techniques, calendaires et budgétaires des opérations du département.

·        Encadrer hiérarchiquement une partie des agents du département ; fixe les objectifs, accompagne le développement des compétences et réalise les entretiens professionnels.

·        Appuyer les chargés de projet sur les sujets complexes ou sensibles (gouvernance, financement, procédures réglementaires, concertation, partenariats institutionnels, maîtrise des risques).

·        Préparer avec le chef de département les arbitrages, décisions et éléments de reporting à destination de la direction générale, des élus et des instances de gouvernance. 

·        Assurer la représentation du département dans les instances de pilotage internes ou externes et auprès des partenaires institutionnels.

·        Assurer l'intérim du chef de département en son absence et contribue aux réflexions stratégiques relatives à l'évolution des compétences et des activités du département.

Sujétions particulières liées aux missions du poste :

·       Déplacements réguliers sur le territoire francilien ;

·       Participation à des réunions en soirée avec les collectivités territoriales ou lors des phases de concertation ;

·       Gestion simultanée de dossiers à forts enjeux institutionnels, financiers et calendaires.

La Direction du numérique a pour missions :

• La gouvernance et de la stratégie globale de transformation numérique et des SI associés à l’ère de la transformation digitale des organisations, des services en ligne aux usagers, du temps réel ;
• Le conseil et l’appui à la transformation par le numérique ;
• La conception, le développement et le maintien en conditions opérationnelles des applications et produits numériques ;
• Le pilotage de l’administration, de l’exploitation et de la supervision des infrastructures et des infrastructures numériques ;
• La gouvernance, la valorisation et le partage des données utilisées par les métiers et les écosystèmes ;
• Le pilotage du risque cyber et la sécurité des systèmes numériques ;
• L’assistance et l'appui aux utilisateurs (à distance et à proximité) ;
• Le développement de la connaissance des SI des opérateurs et l’accompagnement des métiers dans les chantiers impactant ces systèmes d’information ;
• Ainsi que le pilotage des ressources affectées aux applications et aux systèmes d’information et du portefeuille des projets.

La Direction du numérique est structurée en quatre départements et deux pôles : Département Ingénierie Digitale, Département Infrastructure SI & Production, Département Data & IA, Département des Systèmes d’Information des Opérateurs de Transports, Pôle Pilotage Ressources et Portefeuilles Projets (PRPP), Pôle Sécurité des Systèmes d’Information et Conformité.

PRESENTATION DU DEPARTEMENT / POLE / MISSION

Le pôle Pilotage Ressources et Portefeuilles Projets (PRPP) de la Direction du Numérique a pour missions le pilotage et le suivi administratif de la Direction (traitement des devis, commandes et facturations associées), le suivi des contrats et marchés associé à une stratégie d’achat numérique, le pilotage du budget et du portefeuille de projets de la Direction, ainsi que l’accompagnement à la transformation numérique d’Ile-de-France Mobilités.

FINALITE DU POSTE (raison d’être)

Pilotage de l’exécution administrative de marchés et contrats numériques, de la programmation et du suivi administratif des commandes associées ; être le/la référent interne sur les sujets administratifs et contractuels liés à ces marchés et contrats auprès des managers, agents internes ou externes de la DNUM et de ses partenaires ; conseiller et assister l’ensemble des entités concernées de la Direction du Numérique sur leurs problématiques ou besoins administratifs ;

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE

Missions principales

(1) Exécution des marchés et contrats numériques et suivi administratif des commandes associées :

ü Instruire toutes les pièces administratives : devis, commandes associées, gestion de la facturation en s’assurant de la réalité du service fait et des documents l’attestant auprès des Chefs de projets, des Managers et des Contracts Managers DNUM ;

ü Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix ;

ü Assurer le reporting et l’instruction des pièces financières ainsi que le suivi de la qualité de ces informations (devis, bons de commandes, engagements, PV, factures) dans l’outil TRISKELL, outil de pilotage des projets de la DNUM, afin de consolider le suivi des commandes ;

ü Participer au suivi des relations contractuelles avec les différents partenaires des marchés et contrats de la Direction du Numérique (DNUM) ;

ü Assurer le suivi de la programmation et de l’exécution des commandes en collaboration avec les entités de la Direction ;

ü Participer au suivi du budget de la Direction (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en interaction avec la fonction Responsable Gouvernance et Performance Portefeuille Projets du pôle PRPP ;

ü Appliquer la stratégie d’achat des commandes selon les types de prestations ou de matériels numériques en coordination avec la fonction Responsable de la Stratégie achat du pôle PRPP ;

ü Participer à la détection des risques de dysfonctionnements dans le cadre de l’exécution contractuelle des marchés et contrats numériques (litiges, pénalités, résiliation, etc.) ;

 80%

(2) Conseil et accompagnement administratif :

ü Accompagner les agents de l'organisation numérique (internes et externes) en cas de difficultés dans l’exécution/compréhension d’un marché ou d’un contrat, ainsi que les fournisseurs ;

ü Participer au cadre « qualité » autour de la bonne instruction des pièces financières (devis, bons de commandes, engagements, PV, factures) dans l’outil financier ASTRE et l’outil TRISKELL ;

ü Echanger avec les services financiers, marchés publics et comptables d’Ile-de-France Mobilités selon les besoins ou nécessités ;

RELATIONS FONCTIONNELLES DU POSTE

Sous la responsabilité hiérarchique du chef de pôle Pilotage Ressources et Portefeuilles Projets le/la Renfort Gestionnaire Administratif assure le traitement administratif des devis, des commandes et la facturation associée, ainsi que le suivi des marchés et la comptabilité associées à ces prestations.

-     visa et prise en charge des titres de recette

-     traitement des retours (plis non distribués)

-     réponse aux demandes écrites (mails, courrier)ou orales (réclamations, demandes de renseignement, demandes de délais...)

-     recouvrement forcé (confection et mise à jour des saisies à tiers détenteur)

-     apurement des créances (présentation en non-valeur)