Finalité du poste :

Pilotage de l’exécution administrative de marchés et contrats numériques, de la programmation et du suivi administratif des commandes associées ; être le/la référent interne sur les sujets administratifs et contractuels liés à ces marchés et contrats auprès des managers, agents internes ou externes de la DNUM et de ses partenaires ; conseiller et assister l’ensemble des entités concernées de la Direction du Numérique sur leurs problématiques ou besoins administratifs ;

Missions :

(1) Pilotage de l’exécution des marchés et contrats numériques et suivi administratif des commandes associées : 70%

• Piloter et suivre les relations contractuelles avec les différents partenaires des marchés et contrats de la Direction du Numérique (DNUM) ;
• Être référent interne sur les sujets administratifs et contractuels liés à ces marchés et contrats ;
• Représenter la DNUM dans les instances de suivi contractuel et participer aux échanges avec les partenaires institutionnels (IDFM, prestataires) ;
• Assurer le suivi de la programmation et de l’exécution des commandes en collaboration avec les entités de la Direction ;
• Instruire toutes les pièces administratives : devis, commandes associées, gestion de la facturation en s’assurant de la réalité du service fait et des documents l’attestant auprès des Chefs de projets, des Managers et des Contracts Managers DNUM ;
• Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix ;
• Assurer le reporting et l’instruction des pièces financières ainsi que le suivi de la qualité de ces informations (devis, bons de commandes, engagements, PV, factures) dans l’outil TRISKELL, outil de pilotage des projets de la DNUM, afin de consolider le suivi des commandes ;
• Participer au suivi du budget de la Direction (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en interaction avec la fonction Responsable Gouvernance et Performance Portefeuille Projets du pôle PRPP ;
• Participer à la stratégie d’achat des commandes selon les types de prestations ou de matériels numériques en coordination avec la fonction Responsable de la Stratégie achat du pôle PRPP ;
• Détecter les risques de dysfonctionnements dans le cadre de l’exécution contractuelle des marchés et contrats numériques (litiges, pénalités, résiliation, etc.) ;

(2) Conseil et accompagnement administratif : 30%

• Accompagner les agents de l'organisation numérique (internes et externes) en cas de difficultés dans l’exécution/compréhension d’un marché ou d’un contrat, ainsi que les fournisseurs ;
• Assister l’ensemble des entités concernées de la DNUM, dans l'évaluation et l’anticipation de leurs besoins d’achat numérique ;
• Être force de conseil et/ou d’aide à la rédaction des pièces de dossier de consultation des marchés, auprès des prescripteurs et en collaboration avec la cellule PRPP de la Stratégie achat et de pilotage des marchés numériques ;
• Participer au cadre « qualité » autour de la bonne instruction des pièces financières (devis, bons de commandes, engagements, PV, factures) dans l’outil financier ASTRE et l’outil TRISKELL ;
• Contribuer à la rédaction et à l'enrichissement de référentiels (guides, outils, modèles types) ;
• Echanger avec les services financiers, marchés publics et comptables d’Ile-de-France Mobilités selon les besoins ou nécessités ;

Au sein du département en charge des contrats d’exploitation et sous l’autorité de la cheffe de département et de son adjoint, le/la juriste participe à la conception, à la sécurisation et au suivi des contrats publics relatifs à l’exploitation des services régionaux de transport, dans le cadre des procédures de mise en concurrence, dans l’ensemble de leurs composantes juridiques.

Le poste est principalement orienté vers les projets de mise en concurrence et de contractualisation des réseaux de tramway mais le/la titulaire pourra être mobilisé sur des projets structurants relevant des réseaux de bus, du transport ferré ainsi que des nouvelles mobilités.

Il accompagne les directions opérationnelles sur l’ensemble des dimensions juridiques et contractuelles des procédures.

Missions principales

À ce titre, le/la titulaire du poste :

• assure le pilotage juridique et administratif des projets de contrats et conventions relatifs à l’exploitation des services de transport ;
• contribue à la conception, à la rédaction et à la sécurisation des dossiers de consultation des entreprises (DCE), en lien avec les directions métiers et les conseils externes ;
• garantit la sécurité juridique des procédures de mise en concurrence et les éventuels actes associés ;
• analyse les risques juridiques liés aux contrats et propose les mesures de sécurisation adaptées ;
• anime ou participe à des groupes de travail internes et aux négociations avec les opérateurs ;
• accompagne les directions opérationnelles dans l’analyse des offres et la formalisation des procédures d’attribution ;
• assure le suivi des précontentieux et contentieux en lien avec les conseils externes ;
• réalise une veille juridique et réglementaire, notamment en matière de contrats publics, de mobilité ;
• rédige des analyses, notes juridiques, rapports et documents d’aide à la décision à destination de la direction générale, des élus et des directions opérationnelles ;
• éventuellement conçoit et anime des actions de sensibilisation ou de formation relatives aux procédures de délégation de service public et aux contrats publics.

Le Département Commande Publique est l'un des départements composant la Direction Finances et Commande Publique.

Ce département définit et pilote la politique de commande publique d’Île-de-France Mobilités.

Ses missions consistent plus particulièrement à :

• définir et mettre en œuvre la stratégie et la doctrine d'achat de l’établissement à la fois performante et garante de la sécurité juridique ;

• conseiller les autres directions et départements quant aux choix des montages contractuels relatifs aux achats ;

• être une véritable aide à la décision de la direction générale et un appui pour les directions métiers ;

• assister et conseiller les directions et les départements dans leurs expressions de besoins ;

• accompagner le(s) projet(s) dans ses phases décisionnelles : présentation des dossiers au conseil d’Île-de-France Mobilités notamment ;

• rédiger les pièces administratives des marchés ;

• organiser les instances d’attribution des marchés ;

• assurer administrativement et financièrement le suivi des marchés publics avec les directions et les départements concernés ;

• animer des formations internes en direction des opérationnels de l'établissement

Sous la responsabilité de la cheffe du département commande publique et en lien avec les autres collaborateurs du département, le-la titulaire du poste aura la charge de :

• Conseiller et assister l’ensemble des directions et départements afin de les accompagner dans la formalisation juridique de leurs besoins, avec le souci de la meilleure adéquation, du meilleur coût global, et de la bonne qualité de service
• Satisfaire les besoins des opérationnels et respecter les règles administratives et juridiques propres aux marchés publics, dans une logique d’assistance aux services et de prévention des risques contentieux

A ce titre, le-la titulaire du poste aura pour missions de :

• Conseiller les services opérationnels pour le montage contractuel le plus adapté au vu des besoins à satisfaire, et dans les procédures à mettre en œuvre ; mettre en place des stratégies d’achat adaptées ;
• Assurer la rédaction des pièces administratives et de l’ensemble des documents permettant le lancement et suivi des procédures ;
• Assurer le suivi des procédures en phase consultation puis assister les services opérationnels pendant la phase d’analyse des offres ;
• Veiller à la régularité juridique et à la sécurisation des marchés publics et autres actes s’y rapportant ;
• Suivre, en lien avec les opérationnels, l’exécution contractuelle des marchés et assister les opérationnels dans la gestion des modifications de marchés ;
• Réaliser une veille juridique jurisprudentielle ainsi que sur la réglementation relative à la commande publique et les techniques d’achat ;
• Piloter en lien avec les avocats et les directions opérationnels les pré-contentieux ou contentieux ;
• Produire des notes d’information destinées à la chefferie ou aux directions opérationnelles,
• Réaliser des analyses de risques ;
• Contribuer à la définition d’une doctrine commune en matière d’achat public ; animer des formations interne pour les agents d’ile de France mobilités ;
• Réaliser et actualiser les outils de reporting (consultation, exécution et renouvellement).