Finalité du poste :

Pilotage de l’exécution administrative de marchés et contrats numériques, de la programmation et du suivi administratif des commandes associées ; être le/la référent interne sur les sujets administratifs et contractuels liés à ces marchés et contrats auprès des managers, agents internes ou externes de la DNUM et de ses partenaires ; conseiller et assister l’ensemble des entités concernées de la Direction du Numérique sur leurs problématiques ou besoins administratifs ;

Missions :

(1) Pilotage de l’exécution des marchés et contrats numériques et suivi administratif des commandes associées : 70%

• Piloter et suivre les relations contractuelles avec les différents partenaires des marchés et contrats de la Direction du Numérique (DNUM) ;
• Être référent interne sur les sujets administratifs et contractuels liés à ces marchés et contrats ;
• Représenter la DNUM dans les instances de suivi contractuel et participer aux échanges avec les partenaires institutionnels (IDFM, prestataires) ;
• Assurer le suivi de la programmation et de l’exécution des commandes en collaboration avec les entités de la Direction ;
• Instruire toutes les pièces administratives : devis, commandes associées, gestion de la facturation en s’assurant de la réalité du service fait et des documents l’attestant auprès des Chefs de projets, des Managers et des Contracts Managers DNUM ;
• Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix ;
• Assurer le reporting et l’instruction des pièces financières ainsi que le suivi de la qualité de ces informations (devis, bons de commandes, engagements, PV, factures) dans l’outil TRISKELL, outil de pilotage des projets de la DNUM, afin de consolider le suivi des commandes ;
• Participer au suivi du budget de la Direction (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en interaction avec la fonction Responsable Gouvernance et Performance Portefeuille Projets du pôle PRPP ;
• Participer à la stratégie d’achat des commandes selon les types de prestations ou de matériels numériques en coordination avec la fonction Responsable de la Stratégie achat du pôle PRPP ;
• Détecter les risques de dysfonctionnements dans le cadre de l’exécution contractuelle des marchés et contrats numériques (litiges, pénalités, résiliation, etc.) ;

(2) Conseil et accompagnement administratif : 30%

• Accompagner les agents de l'organisation numérique (internes et externes) en cas de difficultés dans l’exécution/compréhension d’un marché ou d’un contrat, ainsi que les fournisseurs ;
• Assister l’ensemble des entités concernées de la DNUM, dans l'évaluation et l’anticipation de leurs besoins d’achat numérique ;
• Être force de conseil et/ou d’aide à la rédaction des pièces de dossier de consultation des marchés, auprès des prescripteurs et en collaboration avec la cellule PRPP de la Stratégie achat et de pilotage des marchés numériques ;
• Participer au cadre « qualité » autour de la bonne instruction des pièces financières (devis, bons de commandes, engagements, PV, factures) dans l’outil financier ASTRE et l’outil TRISKELL ;
• Contribuer à la rédaction et à l'enrichissement de référentiels (guides, outils, modèles types) ;
• Echanger avec les services financiers, marchés publics et comptables d’Ile-de-France Mobilités selon les besoins ou nécessités ;

Le ou la chargé·e de projets a vocation à mettre en œuvre la politique intermodalité d'Île-de-France Mobilités, à travers les projets de pôles d'échanges, dans le but de favoriser le report modal. Il a particulièrement à sa charge, en binôme, le volet parkings relais.

A ce titre, les missions principales du poste sont:

1/ Le pilotage de la politique d’Ile-de-France Mobilités en matière d’intermodalité à travers :

o  le suivi de 3 à 5 d’études de pôles sur le réseau existant, Le pilotage de l’évolution de la démarche de projets de pôles (définition du contenu des études préliminaires, orientation du contenu des projets en fonction des enjeux d’Ile-de-France Mobilités, fixation de objectifs de report modal et de niveaux de services à atteindre, vérification du respect des schémas directeurs d’Ile-de-France Mobilités et des préconisations techniques pour l’exploitation des réseaux en lien avec les experts internes, vérification de la cohérence des coûts estimés, etc.

o  La représentation d'IDFM dans les instances d'élaboration et la participation au comités techniques et de pilotage, analyse technique aux différentes phases du projet, animation du réseau d’acteurs).

o  Assurer la transversalité avec les autres chargés de projets de la Direction sur les sujets en interface (interconnexion, projet CPER) ou les chargés de projet Mobilités de Surface (refonte des offres bus, mise en concurrence) afin d’intégrer l’ensemble des projets d’Ile-de-France Mobilités aux démarches de pôles

o  Contribuer au reporting régulier sur l’avancée des pôles avec les autres pilotes d’études de pôles d’échanges présents au sein du département

o  Instruire les dossiers de demandes de subventions (instruction technique des aménagements, instruction des financements, montage des conventions, inscription des dossiers à l’ordre du jour du conseil d’administration)

2/ Le pilotage de la politique d’Ile-de-France Mobilités en matière de parkings relais, en binôme avec la chargée de projet intermodalité et parkings relais, à travers :

- le pilotage, conception et révision du Schéma Directeur des Parkings Relais

- L’accompagnement des collectivités souhaitant réaliser un Parking Relais ou labelliser un parc relais existant ; en lien avec les autres enjeux d’intermodalité (aménagement de parvis gare, stationnement vélo, éco-station bus),

- L'analyse et l'instruction des dossiers de demande de subvention et la rédaction des conventions de financement et d’exploitation, ainsi que leurs avenants, entre Île-de-France Mobilités et les maîtres d’ouvrage de Parking Relais ;

- La préparation administrative des dossiers soumis aux instances d’Île-de-France Mobilités (rapport à destination des administrateurs, préparation des conventions et délibérations)

- L’accompagnement à la mise en place du dispositif « tarif à 0 euro » pour les Parkings Relais existants ou à créer ;

- La tenue de bases de reporting et de suivi des projets en cours et mis en service ; dans une optique d’intégration à un outil de suivi interne et à l’Open data Île-de-France Mobilités ;

- L’accompagnement des chargés de pôles sur le sujet Parking Relais ;

- Le suivi de l’exploitation des équipements mis en service et le versement des bonus à destination des maîtres d’ouvrage ; (analyse des rapports annuels pour l’attribution des subventions d’exploitation et participation aux réunions avec les partenaires)

En complément, le ou la chargée de projet aura pour mission:

• De formaliser des synthèses communicantes à destination des maîtres d’ouvrage existants ou futurs (fréquentation, tarification, dimensionnement,…).
• D'assurer une veille technologique (benchmark, appels à projets, participations à des séminaires).

MISSION ET ACTIVITES DU POSTE

En lien étroit et sous la responsabilité du / de la chef·fe de département, le/la titulaire contribue à l'élaboration des orientations stratégiques de la direction dans son périmètre de responsabilité qu'il décline au sein de son département dans un souci de cohérence, d'optimisation et de sécurisation des activités et des ressources.

1. Le / la chef.fe du département et l’adjoint.e ont tous les deux autorité hiérarchique sur l’ensemble des agents du département.

A ce titre, l'adjoint·e contribue à : 

·       la coordination des activités du département et à l’encadrement des agents,

·       la prise de décision en garantissant la remontée et redescente d’information entre son équipe et sa direction,

·       piloter au sein du département certains dossiers stratégiques

·       animer des réunions ou des groupes de travail,

·       assurer les interfaces avec les partenaires extérieurs,

·       participer à la stratégie de la direction en lien avec les autres départements de la direction,

·       Animer la vie de l'équipe et assurer la montée en compétence régulière de son équipe (cohésion, séminaire interne, formation, …)

2. Il/elle assure par ailleurs une coordination avec les départements et directions dont le métier est proche dans une logique de transversalité et d'accompagnement d'Horizon 2030 par Ile-de-France Mobilités, notamment:

·       Il/elle assure le reporting et la coordination inter-départements de l'action Intermodalité sur le Grand Paris Express : avancement des études, passage des dossiers de demande de subvention, suivi financier.

·       Il/elle assure les interfaces avec Expérience Voyageur et notamment les pilotes du PPG/PQI, dont relève une grande part des actions de réaménagement de pôles d'échanges.

·       Il/elle assure une présence au copil MAAS et assure la coordination et le suivi PRIM, afin que les actions et prévisions d'intégrations concernant les équipements d'intermodalité (notamment les PR, soient bien en compte et fassent l'objet de développements dans les délais prévus.

3. En coordination avec le/la chef·fe de Département, il-elle assure une veille sur les événements relatifs à l'intermodalité, propose des communications et assure avec l'équipe une représentation et une participation d'Île-de-France Mobilités à ces événements.

4. ll/Elle pourra également avoir une partie des sujets ci-dessous par délégation du / de la chef.fe de département :

- la priorisation et le suivi de la mise en œuvre des projets de pôles d'échanges dans un souci de qualité des aménagements financés par IDFM, de lien avec les élus concernés et de respect des délais de mise en œuvre.

- La révision du Schéma Directeur des Parkings relais, notamment l'évolution des règles du label pour s'adapter aux enjeux émergents (fréquentation, pratique des usagers en matière de rabattement, évolutions billettique d'IDFM), avec une attention particulière sur le dispositif gratuité.

- la sécurisation des conditions d'intermodalité, notamment aménagements bus, piétons et stationnement vélo, sur les pôles du Grand Paris Express pour la mise en service des lignes

- La conduite et l'évaluation de la reprise en gestion par IDFM des éco-stations bus, en lien avec les collectivités et les opérateurs, notamment pour les 40 gares routières reprises dans le cadre de la mise en concurrence bus en petite couronne.

RELATIONS FONCTIONNELLES DU POSTE

Le poste est en forte interaction avec les autres départements de la direction Maitrise d’ouvrage et intermodalité, ainsi que les directions Mobilités de surfaces, Expérience Voyageur, Patrimoine, le cabinet et la Direction générale.

SUJETIONS PARTICULIERES LIEES AUX MISSIONS DU POSTE

Déplacements sur l’ensemble du territoire francilien. Réunions ponctuelles en soirée. Représentation d’Île-de-France Mobilités auprès d’interlocuteurs institutionnels de haut niveau. Capacité à intervenir dans des contextes territoriaux, institutionnels ou managériaux sensibles ou complexes.