Enjeux du poste

·       Sécuriser les achats hors procédures formalisées;

·       Structurer une véritable fonction de pilotage de la performance achat;

·       Garantir la soutenabilité budgétaire;

·       Développer une culture achat au sein de l’établissement;

·       Réduire les risques juridiques et financiers;

Missions principales

Dans un contexte de structuration de la fonction achat, le titulaire du poste participe à la mise en œuvre d’une politique d’achat.

Sous la responsabilité de la cheffe du département commande publique et de son adjointe et en lien avec les autres agents du département, le-la titulaire du poste devra assurer les missions suivantes :

A. Contribution à la politique d’achat et pilotage stratégique

• Participer à l’élaboration et à l’actualisation de la stratégie achat de l’établissement dans un contexte de structuration d’un pôle achat ;

Exploiter les données du SI financier afin de :

• Cartographier les dépenses;
• Identifier les segments stratégiques;
• Détecter les risques de saucissonnage ou de non-conformité;
• Identifier les leviers d’optimisation et de mutualisation;
• Produire des tableaux de bord et indicateurs de performance (économies réalisées, taux de recours aux marchés, taux de couverture contractuelle, délais, etc.);
• Animer des revues de dépenses avec les directions opérationnelles;
• Contribuer à la programmation pluriannuelle des achats.

B. Mise en place du contrôle interne des achats

• Formaliser un dispositif de contrôle interne adapté aux achats inférieurs à 60 000 € HT;
• Suivi analytique des procédures simplifiées;
• Définition de seuils d’alerte;
• Modèles de traçabilité des consultations;
• Outils d’aide à la mise en concurrence adaptée;
• Élaborer des guides pratiques à destination des opérationnels;
• Mettre en place un système de contrôle a posteriori (échantillonnage, audits internes);
• Sécuriser les pratiques au regard du Code de la commande publique.

C. Suivi des achats auprès des centrales d’achat

• Organiser la récupération systématique des conventions d’adhésion et documents contractuels ;
• Assurer le suivi administratif et financier des marchés passés via les centrales (ex : UGAP ou autres centrales d’achat et groupements de commande) ;
• Mettre en place un outil de suivi consolidé des engagements via les centrales d’achat ;
• Vérifier la conformité des commandes et des rattachements budgétaires ;
• Assurer la traçabilité et l’archivage des pièces contractuelles.

D. Pilotage budgétaire du département

• Élaborer et suivre le budget du département de la Commande Publique ;
• Assurer le suivi des crédits (engagements, restes à réaliser, exécution) ;
• Produire des analyses d’écarts et proposer des ajustements ;
• Participer aux dialogues de gestion avec le département Finances et Contrôle de Gestion.

E. Structuration et amélioration des processus

• Formaliser les processus internes du département ;
• Sécuriser les circuits de validation ;
• Optimiser l’articulation entre commande publique, finances et directions opérationnelles ;
• Accompagner la montée en compétence des services sur les bonnes pratiques achat.

F. Activités secondaires

• Participation aux commissions internes liées aux achats
• Contribution à des projets transversaux de modernisation du SI financier
• Veille réglementaire en matière de commande publique et finances locales

Contexte du poste

Le processus de mise en concurrence du réseau Transilien, rendu nécessaire par la loi n° 2018-515 du 27 juin 2018 « pour un nouveau pacte ferroviaire » (ci-après « loi NPF »), crée un cycle d'environ une dizaine d'années enchainant de l’ordre d’une dizaine de procédures de mise en concurrence (en l'état actuel de l'allotissement du réseau), cycle qui a ensuite vocation à se répéter. Le cycle initial a été lancé mi-2022 avec l'appel d'offre du lot 1 (T4/T11) suivi du lot 2 (T12/T13) et de la Ligne L lancés respectivement en juin et décembre 2022. D’autres procédures vont suivre afin de tenir l'échéance fixée par la Loi "NPF" de la fin 2032.

La fonction de mise en concurrence du réseau SNCF Transilien est pilotée par la Direction de mission. Cette fonction inclut la tenue à jour de l’ordonnancement des lots de lignes Transilien à mettre en concurrence, leur périmètre, planning détaillé des procédures de mise en concurrence et de préparer et mener les procédures de mise en concurrence jusqu’à leur entrée en vigueur des contrats de service public résultant de ces dernières, tout en assurant une transition en exécution fluide avec les services en charge de cette dernière.

La direction de projet MEC-TN fonctionne essentiellement en mode projet avec une équipe projet constitué de ressources propres à la Mission MEC-TN de septe personnes (dont le présent poste) combinées à des ressources dédiées au sein de la Direction Fer et d’autres directions d’Île-de-France Mobilités, les « chefs de lots ». Ces derniers ont la charge de coordonner l’expertise interne et externe dans leurs champs de compétence respectifs (offre de transport, offre de services, économique/financier, juridique/contrat, systèmes d’information et patrimoine). Cette équipe projet est accompagnée par (i) une AMO externe complétant l’expertise interne dans les domaines juridique, financier, technique et social et (ii) une AMO en ordonnancement et management de projet (PMO).

Le chef de projet « contrat de gestion de site » et coactivité ferroviaire assure, sous la responsabilité du directeur de mission MEC-TN, le développement des solutions contractuelles et technique à la problématique de coactivité qu’IdFM rencontre dans certains des ateliers de maintenance ferroviaire qui ont vocation à devenir sa propriété. Il coordonne l’expertise technique interne à IdFM éventuellement complété par le recours à une expertise externe (Opérateur historique, AMO) pour instruire les situation de coactivité.

Dans ce cadre, il pilote notamment:

-         la restructuration du contrat « Viteo » passé entre SNCF V et Eiffage pour la réalisation et la maintenance du site de Villeneuve Demain en vue de transformer sa composante « maintenance » en une composante « gestion de site » comme cela est requis par le modèle retenu pour l’allotissement des lignes R et RER D;

 -         Développer un modèle de contrat de « gestion de site » visant à organiser l‘interface entre plusieurs mainteneurs sur un site de maintenance unique et suivant les décisions prise concernant les sites susmentionnés, préparer les procédures de mise en concurrence requise pour la sélection des « gestionnaires de site

 -         Assurer la cohérence entre le contrat de gestion de site et les CSP en adhérence dans le cadre des procédures d’appel d’offres et en pré-exploitation;

 -         le réexamen des conditions d’une partition des sites de Joncherolles puis de Noisy le sec à la lumière notamment de l’organisation retenue pour Villeneuve Demain

 -         Support à l’équipe projet du lot N+V dans le traitement de la question de la coactivité sur les sites de Montrouge et de Trappes.

Le chef de projet travaille en interface étroite le Directeur de mission MEC-TN, avec les chefs de lots techniques travaillant sur les procédures concernées (Patrimoine et offre de transport notamment), les experts internes à IdFM (Directions FER/ST, FER/OPE notamment) et externes.

Il peut aussi piloter des études et travaux délégués à des AMOs techniques, autant que de besoin dans la réalisation de ses missions

Le / la chef(fe) de projet « Intégration Billettique » coordonne la bonne intégration des solutions billettiques au sein de l’écosystème PRIM : les parcours d’achat de titres de transport dans les médias IDFM (site web « me déplacer », application mobile IFDM sur Android et IOS), la gestion de l’authentification de l’utilisateur, les parcours liés au compte client permettant d’accéder et de consulter l’état des services MaaS ayant un lien avec le titre de transport.

Ces projets nécessitent un cadrage renforcé jusqu’à leur livraison, dans un environnement complexe, en lien avec de nombreuses parties prenantes internes et externes.

Les missions s’inscrivent dans ce cadre et sont organisées autour des thématiques principales suivantes :

• Piloter les prestations de maitrise d’œuvre en mode agile (SAFe) visant à l’intégration de nouvelles fonctionnalités ou évolutions « billettiques et parcours connectés » dans PRIM en lien avec la maitrise d’ouvrage IDFM et en s’appuyant sur les prestations d’AMOA (notamment Product Managers, Product Owners et Business Analysts) ;
• S’assurer de la cohérence, performance, robustesse, exploitabilité et sécurité des applicatifs du périmètre en lien avec le domaine architecture, l’équipe d’exploitation PRIM Billettique du département infrastructure et production et la cellule SSI ;
• Suivre la qualité de service des différentes fonctionnalités et faire le lien avec l’action de l’équipe marketing billettique IDFM (PSMM) et des fonctions supports au sein de la filiale billettique IDFM (Comutitres) ;
• S’assurer de l’amélioration continue fonctionnelle et technique des applicatifs. S’assurer de l’amélioration continue organisationnelle des équipes IDFM – AMOA - MOE du programme PRIM en charge des études, du développement et du suivi de production ;
• S’assurer du respect du cadre technique et de sécurité et des dispositions liées à la protection des données personnelles ;
• Assurer le reporting vers le management du département Ingénierie Digitale et du pôle numérique de mobilité ;
• Assurer la préparation des instances internes et externes.

L’activité du / de la Chef(fe) de projet « Intégration billettique » s’inscrit en partenariat étroit avec les équipes de la Direction Offre de Service et Marketing (OSM) et notamment du pôle Billettique du département PSMM (Politique de service MaaS et Marketing) et leurs assistances à maitrise d’ouvrage.

Il/elle travaille également en lien étroit avec l’ensemble des départements, pôles et missions de la Direction du Numérique et particulièrement avec les équipes du département Ingénierie Digitale en charge du pilotage de la maitrise d’œuvre du programme Billettique, en particulier le chef de projet du build billettique.

Son activité se fait également en lien étroit avec l’équipe PRIM B2C (en charge du calculateur d’itinéraires et des médias IDFM web et mobile) qui a la responsabilité globale des parcours utilisateurs web et mobile.

Le périmètre applicatif précis du poste pourra être amené à évoluer, en fonction des nouveaux projets notamment, pour assurer une répartition optimale des portefeuilles de projet entre domaines / écosystèmes entre les agents du pôle ou du département.