Au sein de l’organisation d'Île-de-France Mobilités, le département méthodes et processus est l'un des départements composant la Direction des ressources humaines et de la transformation.
Ce département accompagne les projets et la capitalisation du savoir à travers la mise en place, d’une part, de méthodes et de process communs à l’établissement public et d’autre part, d’une gestion documentaire physique et numérique.
Ses missions consistent plus particulièrement à :
· piloter la démarche processus de l’établissement dans un objectif d’efficience et d’adaptation aux projets ;
· analyser les process internes existants, vérifier leur cohérence dans un cadre plus global, définir et formaliser des modèles de référence, (référentiel / cartographie des process)
· élaborer des fiches process, des fiches outils, des guides en lien avec les services opérationnels
· accompagner et conseiller, sur le plan fonctionnel, en lien avec la direction du Numérique, les services métiers dans leurs projets de dématérialisation ;
· définir la stratégie et mettre en œuvre la politique de gestion, de mise à disposition et de valorisation de la production documentaire de l’établissement (notamment archivage papier et numérique)
· assurer un rôle de conseil dans la diffusion et l’appropriation des méthodes, outils et processus ;
· assurer un rôle de facilitateur pour les directions métiers, notamment en animant des ateliers de mobilisation et de réflexion collective dans une objectif d’efficacité opérationnelle ;
· assurer la mise en œuvre et l’évaluation des actions engagées avec une dimension de démarche qualité et de décloisonnement des services.
Sous la responsabilité du chef de département et en équipe avec les deux Chargé(e)s de projet Gestion documentaire (catégorie A) et l’Archiviste-Documentaliste Assistant-e (catégorie B), le-la titulaire sera chargé(e) d’assurer, à titre principal, la préparation de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE), en étroite interaction avec les référents des différentes directions et les équipes techniques de la direction du Numérique.
A ce titre, il-elle :
· co-pilote le chantier de mise en place au sein de l’établissement d’un système d’archivage électronique (SAE), en lien avec le-la Chargée de Gestion documentaire et Dématérialisation ;
· co-pilote le chantier de tri numérique au sein de l’établissement sur les différents outils (GED SharePoint, messageries Outlook, Teams, autres outils métiers) ;
· contribue à la stratégie documentaire et archivistique de l’établissement et à la définition des systèmes documentaires et d’archivage pour les services ;
· accompagne les utilisateurs dans la maîtrise des méthodes et outils de tri et d’archivage numérique (formations, accompagnements, assistance) ;
· contribue à la stratégie et le référentiel de nommage, de métadonnées et de référencements documentaires et archivistique, indispensable aux démarches précédentes ;
· co-pilote les saisies de masses des données/métadonnées/référencements issu des travaux précédents et, le cas échéant, y contribue ;
· préconise et initie les éventuels développements à mettre en place sur l’outil de GED et les autres systèmes de gestion documentaire ;
· contribue à la mise en œuvre et l’amélioration continue des procédures, ainsi qu’à la gestion et la mise en œuvre de la communication relative à la gestion documentaire numérique ;
· harmonise les processus de la GED administrative, ainsi que ceux relatifs à l’utilisation d’espaces ou de médias contenant des documents numériques (ex : messagerie, système d’archivage numérique) ;
· coordonne la prise de décision en garantissant la remontée et redescente d’information auprès du chef de département et de la directrice des ressources humaines et de la transformation.
En outre, comme l’ensemble des membres du département, le-la titulaire pourra être amené à assurer :
· un rôle de facilitateur-trice interne (conception, animation et formalisation d’ateliers de réflexion collectives)
· des actions de diffusion et d’appropriation des méthodes, outils et processus (rédaction d’articles, animation de sessions d’information, conception d’autres supports multi-médias, etc.)
· des missions de soutien des autres activités du département, en cas d’urgence ou de pics de charge.
Nous vous proposons un contrat de projet de 3 ans.
